Penggunaan Data dan Informasi untuk Mencapai Keunggulan

Dengan penggunaan komputer yang luas, organisasi yang sangat kecil pun mampu membangun dan memelihara basis data yang akan menyediakan berbagai tujuan. Dengan adanya kemajuan teknologi, para ahli di dalam pelayanan manusia menemukan diri mereka sendiri di dalam sebuah era, di mana mereka memiliki kemungkinan untuk dapat mengidentifikasi hasil yang diharapkan untuk kasus-kasus yang ditugaskan kepada para pekerja. Dari waktu ke waktu, ketika data dan informasi yang cukup telah terkumpul, pengetahuan tersebut akan membantu para ahli agar terdidik.

Dalam mendesain sistem informasi manajemen untuk sebuah organisasi, para manajer dan administrator menemukan adanya banyak tantangan dan resiko. Resiko terbesarnya adalah informasi yang dihasilkan tidak akan bermanfaat, baik untuk pembangunan pengetahuan ataupun pembuatan keputusan. Sistem yang lebih efisien dan efektif dapat diciptakan jika perancang menggabungkan kebutuhan dari kedua unit stakeholder eksternal dan internal ke dalam sistem tunggal.

Jenis data dan informasi yang diperlukan dalam sebuah organisasi adalah data dan informasi eksternal serta data dan informasi internal. Faktor eksternal meliputi ekonomi, sosiologi, politik, dan lingkungan teknologi. Tiap bidang tersebut seharusnya dipertimbangkan kembali ketika menyelidiki kebutuhan atas informasi. Bidang ekonomi terdiri dari sumber pendanaan, kontributor, sumber-sumber rujukan, konsumen, dan para pesaing. Bidang sosiologi mencakup pertimbangan relatif terhadap masyarakat dan subdivisi politik yang lebih besar. Bidang politik mencakup peraturan dan badan akreditasi, termasuk dewan direktur lembaga. Sementara itu, bidang teknologi mencakup seluruh wilayah para ahli dan kemajuan teknis yang harus dimonitor untuk memastikan bahwa lembaga tetap berada d ujung tombak saat perkembangan dan inovasi baru muncul.

Komponen internal yang penting antara lain adalah (1) tujuan, misi, dan visi organisasi, (2) perencanaan organisasi, (3) operasi organisasi, (4) sumber daya manusia, (5) sumber daya teknologi, dan (6) sumber keuangan. Meninjau kembali tujuan, misi, dan visi organisasi memberi peringatan bahwa ada visi jangka panjang di sekitar organisasi yang telah terstruktur, dan penting untuk mengembangkan indikator-indikator yang akan membantu para pembuat keputusan mengerti bagaimana lembaga dan programnya berkembang menuju visi tersebut. Kerangka kerja perencanaan organisasi sangat penting untuk mendesain sistem informasi manajemen. Jika rencana-rencana ini didesain dengan baik, rencana-rencana tersebut harus berkontribusi untuk menggerakkan lembaga menuju misi dan tujuannya, dan mengusulkan tipe data dan informasi yang akan dibutuhkan untuk menentukan apakah rencana-rencana tersebut berada pada jalurnya. Peninjauan operasi organisasi akan bermanfaat dalam memahami di mana departemen, divisi, atau unit berada dalam hubungannya dengan harapan yang telah ditetapkan. Sumber daya manusia akan mengusulkan jumlah data yang dibutuhkan, seperti kualifikasi staf, pekerja, evaluasi kinerja, dan informasi pelatihan. Sumber daya teknologi akan mengusulkan jenis informasi yang dibutuhkan untuk tinggal di daerah-daerah yang sangat penting untuk fungsi lembaga. Sementara data dan informasi keuangan akan dilacak dengan anggaran.

Salah satu tantangan utama dalam mendesain sistem informasi adalah menangkap data yang cukup untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan penting tanpa berusaha menangkap informasi dalam jumlah yang berlebihan. Tujuannya untuk mendesain sistem yang menyediakan elemen data yang sesuai dengan kebutuhan laporan selulruh pihak. Sistem utama akan fokus pada operasi organisasi, termasuk data tentang program dan pelayanan. Sistem sekunder akan fokus pada unit-unit lain dalam organisasi yang tidak menyediakan pelayanan langsung. Satu subsistem akan fokus pada informasi sumber daya manusia. Sementara subsistem lainnnya akan fokus pada informasi keuangan. Tiap bagian sistem harus menempuh langkah-langkah yang didesain untuk memastikan apakah elemen-elemen data yang diperlukan terhitung. Langkah pertama adalah mengidentifikasi elemen input, throughput, output, dan hasil untuk setiap departemen atau program. Input mewakili seluruh bahan baku dan sumber-sumber yang tersedia untuk organisasi. Bahan baku lembaga pelayanan manusia adalah klien/konsumen yang datang untuk pelayanan. Sementara sumber-sumber mencakup staf, fasilitas, peralatan, dan sumber-sumber material. Dalam sistem manapun, bahan baku harus diubah menjadi produk-produk melalui proses konversi. Dalam pelayanan manusia, throughput mencakup seluruh pelayanan langsung yang tersedia, seperti konseling, manajemen kasus, terapi, pelatihan kerja, dan lain sebagainya, bersamaan dengan pelayanan dukungan, seperti pengasuhan anak, transportasi, makanan, pakaian, perumahan, atau asisten keuangan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan program dan kasus. Ketika bahan baku telah diubah, fokusnya kemudian menjadi penciptaan produk yang sudah jadi atau pelayanan yang telah diselesaikan. Dalam pelayanan manusia, fokus output berubah menjadi pengukuran ketentuan dan penyempurnaan pelayanan. Hasil dari pelayanan manusia ditentukan oleh kemampuan klien atau konsumen dalam menyelesaikan masalahnya dan memperbaiki kualitas hidupnya.

Langkah kedua adalah mengidentifikasi pertanyaan-pertanyaan yang akan dijawab oleh sistem informasi manajemen. Dalam menyusun pertanyaan yang akan dijawab, pendekatan sistematis dapat dicapai dengan menyelidiki kebutuhan informasi pihak eksternal dan internal. Dalam mengidentifikasi kebutuhan informasi pihak eksternal, pertimbangan ekonomi, sosiologi, politik, dan teknologi, harus dilakukan.

Langkah ketiga adalah mengidentifikasi elemen-elemen data yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan. Elemen-elemen yang digunakan dalam memonitoring, mengevaluasi, dan melaporkan klien dan program adalah elemen input, throughput, output, dan hasil. Elemen input meliputi kelayakan, faktor demografi atau deskriptif, faktor riwayat sosial, dan masalah klien. Elemen throughput memastikan seluruh informasi yang dibutuhkan dapat dihasilkan pada pelayanan yang tersedia. Elemen output memastikan bahwa seluruh data dan informasi yang sesuai dapat dikompilasi pada unit-unit pelayanan yang tersedia. Sementara elemen outcome (hasil) memastikan data dan informasi yang sesuai dapat dikompilasi pada hasil klien. Elemen yang digunakan dalam memonitoring, mengevaluasi, dan melaporkan kinerja organisasi antara lain adalah karakteristik staf, tujuan strategis, dan tujuan jangka panjang. Sementara elemen yang digunakan dalam memahami masalah, kebutuhan, dan kekuatan komunitas adalah profil populasi, dan analisis masalah/asesmen kebutuhan.

Langkah keempat adalah mengembangkan tabel, diagram, dan grafik yang akan menampilkan data yang dibutuhkan untuk laporan. Hal ini dilakukan agar informasi menjadi bermakna dan efisien. Data harus dapat dipresentasikan dengan cara yang dapat dibandingkan dengan data lainnya.

Langkah kelima adalah mendesain prosedur dan instrumen pengumpulan data. Agar lebih efektif, para pekerja menggunakan elektronik untuk memasukkan data secara langsung ke dalam sistem. Data yang dikumpulkan adalah data program, data organisasi, dan data komunitas.

Langkah keenam adalah mendesain entri data, pengolahan, dan sistem laporan. Komputerisasi merupakan pilihan dalam entri data, pengolahan, dan sistem laporan.

Langkah terakhir adalah menjalankan sistem, mengumpulkan data sampel, dan debug sistem. Fokus dari langkah ini adalah untuk memastikan bahwa para pekerja memasukkan data sesuai dengan tujuan laporan.

Sistem perencanaan organisasi didesain untuk memelihara visi dan fokus yang jelas. Data dan informasi harus digunakan untuk program dan perbaikan organisasi.